Datan hyödyntäminen on julkisen sektorin paras mahdollisuus – näin se onnistuu

Data puhuttaa ja herättää suuria tunteita niin kansalaisissa kuin julkisen sektorin organisaatioissa. Lupa uudistaa -tapahtumassa keskityttiin käsillä oleviin mahdollisuuksiin – kansalaisten parempaan arkeen, muutoksen tekijöiden työn helpottamiseen sekä tehokkuuden ja kansallisen kilpailukyvyn kasvattamiseen. Esille nousi kolme keskeistä teemaa:

1. Uudistuminen tapahtuu yhteistyöllä

Aikamme merkittävin uudistus on digitalisaatio. Vaikka kehitys saattaa tuntua hitaalta, ei ole kauan aikaa siitä, kun virastoissa asioitiin poikkeuksetta fyysisesti. Laadukas julkinen palvelu on sellainen, jonka eteen kansalaisen ei tarvitse tehdä mitään tai mahdollisimman vähän. Hyvä esimerkki kehityksestä on esitäytetty veroilmoitus, jossa automaatio kerää valmiiksi kaiken rakenteisen tiedon, joka oli aiemmin etsittävä eri lähteistä ja kirjattava itse.

Suomen julkinen sektori on tutkitusti eräs maailman parhaista. Sanotaan, että huipulla on yksinäistä, eikä valmiita vastauksia ole olemassa. Kuitenkaan paikoilleen ei auta jäädä. Lukuisissa julkisissa organisaatioissa on todettu se, että lähes kaikki mahdollinen sisäinen automaatiokehitys on jo tehty. Nyt on aika keskittyä siihen, mitä voimme saada aikaan yhdessä. Jotta julkinen sektori kykenisi toimimaan ihmiskeskeisesti, on sen tarkasteltava kansalaisen tarpeita enemmän kuin yhden palveluntuottajan silmin. Tämä mahdollistaa elämäntapahtumapalvelujen tuottamisen – toisin sanoen sen, että yksittäisiin elämäntapahtumiin liittyvät eri toimittajien palvelut yhdistetään ja automatisoidaan, yksityisen sektorin potentiaalia unohtamatta. Tätä varten on perustettu Digitoimisto, joka luotsaa Suomen digitaalisen kompassin laatimista. Hankkeen myötä noin 40 elämäntapahtumapalvelua digitalisoidaan ja automatisoidaan soveltuvin osin vuoteen 2030 mennessä. Nyt on oikea aika lähteä mukaan matkaan.

2. Data on organisaation yhteinen asia

Elämäntapahtumapalveluiden toteutus edellyttää avoimia rajapintoja sekä laadukasta, yhtenäistä ja yhteistä dataa. Datan hyödyntäminen ei ole tietohallinnon tekninen harjoitus, vaan koko organisaation yhteinen asia. Data on raaka-aine, josta jalostetaan ymmärrystä johtamiseen. Se on organisaation voimavara, aivan kuten osaava henkilöstö. Siksi huomio on käännettävä teknologiasta siihen, mitä datan avulla on mahdollista aikaansaada. Pohjimmiltaan kysymys on kulttuurista, jossa päätökset perustuvat avoimeen, ajantasaiseen ja oikeelliseen tietoon.

Data on tuotava kaikkien saataville ja ymmärrettävään muotoon. Lisäksi kehitystä on johdettava kokonaisuutena. Tämä edellyttää datastrategiaa, jossa sanoitetaan sekä tavoitteet että tiekartta. Uutta tietoa on päästävä hyödyntämään arjen tekemisessä, ja datan merkitys ymmärretään parhaiten osallistamalla – kun innokkaimmat saadaan mukaan, voidaan myös toisille antaa innostava esimerkki.

Onnistumisten todennäköisyyttä kasvattavat nimetyt tukihenkilöt, koulutukset sekä datan hyödyntämisen sisäistäminen jo rekrytointivaiheessa. Samalla syntyy rakentavan palautteen jatkumo. Suositeltavaa on myös nimetä henkilö, joka toimii organisaation muutosagenttina fasilitoiden asiaan liittyvää viestintää. Sekä eri organisaatioiden että niiden toimintojen tulee työskennellä yhdessä ja tulosvastuullisesti. Johdon tärkein tehtävä on näyttää hyvää esimerkkiä myös datan hyödyntämisessä.

3. Dataa halutaan hyödyntää, kun luottamus on kunnossa

Millaista dataa julkisen sektorin organisaatio voi jakaa, ja kuinka datan jakaminen käytännössä toteutetaan? Yllättävän usein tyydytään lakisääteisen minimin täyttämiseen. Sen sijaan, että pohtisimme, millaisia riskejä datan jakamiseen liittyy, tulisi kysyä sitä, mitä tapahtuu, jos dataa ei jaeta. Datan jakaminen edellyttää ennen kaikkea luottamusta, joka syntyy yhteisistä pelisäännöistä. Hyvien käytäntöjen perusteena on ymmärtää se, mihin ihmiset luottavat. Suomessa luottamus julkiseen sektoriin on korkealla, joten lähtökohdat ovat parhaat mahdolliset.

Myöskään GDPR ei ole vastalause datan jakamiselle – kun pykäliä tutkitaan tarkemmin, esteitä löytyy vain harvoin. Avainasemassa lain soveltamisessa on datan käyttötarkoitus ja suostumus sen käyttöön. Kansalaisten on ymmärrettävä se, mihin dataa käytetään ja miksi sitä kerätään.

Jokaisen on voitava päättää häntä koskevan tiedon hyödyntämisestä. Siksi katseet on käännettävät teknologiasta ihmiseen – kokemusten perusteella olemme suostuvaisia jakamaan tietojamme, mikäli ymmärrämme siitä seuraavat hyödyt. Perustelut on esitettävä selkeästi, ja luvan antamisen on oltava helppoa. Turun Yliopiston tuore tutkimus osoitti sen, että suostumme todennäköisimmin loogisiin kokonaisuuksiin, kuten terveyden edistämiseen. Tuntuisiko sinusta paremmalta sallia esimerkiksi jääkaappisi tilaavan tarvittaessa lisää maitoa kuin antaa laitteen X käyttää tietojasi sovelluksessa Y? Ymmärrettävä esitystapa voi olla esimerkiksi seuraava: ”Datan keräämisen tarkoitus on mahdollistaa tarvitsemiesi palvelujen tarjoaminen sekä helpottaa arkeasi.”

Merkittävin tekijä on inhimillinen tekijä – myös datan jakamisessa. Data on pohjimmiltaan ihmislähtöinen asia.

Lupa uudistaa -tapahtumaan puhujina toimivat Jarkko Levasma Valtiovarainministeriöltä, Mika Leivo Helsingin kaupungilta, Mari Flink HSL:ltä, Samuli Pöntinen Yleltä, Teemu Mäkelä Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymästä sekä Katja Metsola, Aleksi Roima ja Eeva Raita Futuricelta. Tapahtuman juonsi Futuricen Rosa Hellgrèn.

Tapahtuman tallenteen voit ladata täältä.